Reduzierung der zahlreichen Beauftragten im Unternehmen

Bürokratieabbau für Unternehmen: Risiko-basierte Vorschriften, flexible Dokumentation und praxisgerechte Lösungen

Pharma Deutschland fordert:

• Aufwand und Nutzen abgleichen: Die Ressourcen der Unternehmen – und auch derjenigen, die die Einhaltung der Vielzahl der Vorschriften überwachen – sollten auf wirklich große Risiken fokussiert werden (Risiko-basierter Ansatz).
• Schutzziele festlegen, aber Verantwortung der Unternehmen ernst nehmen: Letztendlich ist jeder Unternehmer für die Gesundheit und das Wohlergehen seiner Mitarbeiter verantwortlich. Dabei sind die Unternehmen sehr unterschiedlich aufgestellt. Statt zahlloser Beauftragter, die nur mit großem Aufwand teilweise unnötige und überflüssige Regelungen einhalten können und müssen, sollten Unternehmen vielmehr auf Basis einer Risikobewertung individuelle, praxisgerechte Lösungen implementieren können.
• Pauschale und wenig praxisangepasst Weiterbildungsverpflichtungen abschaffen.
• Flexibilität bei der Dokumentation: Form und Umfang der Unterlagen sollten dem Unternehmen überlassen bleiben. Weit wichtiger als die Dokumentation einer Maßnahme ist deren Inhalt, die möglichst praxisgerecht ausgestaltet sein sollte.

Praxisgerechte Regeln statt Überlastung: Bürokratieabbau für kleine Betriebe

Die Sinnhaftigkeit der o.g. Regelungen soll für große Betriebe - insbesondere des produzierenden Gewerbes oder der Industrie - nicht grundsätzlich in Zweifel gezogen werden. Für kleine und mittelständische Betriebe, insbesondere solche, die sich ausschließlich auf Bürotätigkeiten fokussieren und daher kaum entsprechende Risiken aufweisen, stellen sie jedoch eine enormen Kosten- und Personalbelastung dar. Die Anforderungen sollten signifikant verringert werden.

Wettbewerbsnachteil durch Beauftragten-Pflichten: Warum deutsche Unternehmen unter übermäßiger Bürokratie leiden

Unternehmen müssen zahlreiche Beauftragte ernennen. In den meisten Fällen ist dies rechtlich durch ein Gesetz oder eine Verordnung gefordert. In weiteren Fällen fordern Berufsgenossenschaften, Unfallversicherungen oder spezielle Verfahrensvorschriften entsprechende Benennungen. Darüber hinaus sind einige Beauftragungen in DIN-Normen gefordert oder gehen auf Kundenwünsche zurück. Beauftragte müssen ernannt und teilweise Behörden oder anderen Organisation mitgeteilt, in jedem Fall aber regelmäßig geschult werden. Ihre Tätigkeit und die Art und Weise der Schulung ist genau zu dokumentieren. Während manche Regelungen sinnvoll sind, ist der Sinn anderer Forderungen kaum nachvollziehbar. In vielen Unternehmen sind mehrere Dutzend unterschiedliche Beauftragten-Rollen zu besetzen. Der entstehende Aufwand steht oftmals – insbesondere für kleine und mittelgroße Unternehmen – in keiner vernünftigen Relation zum Nutzen. Gerade im Bereich der mittelständischen Industrie sowie des Handwerks können viele dieser Aufgaben nicht von eigenem Personal erfüllt werden, so dass eine Beauftragung externer Partner erforderlich ist. Als Beispiel kann hier die geforderte regelmäßige Prüfung elektrischer Geräte oder auch die arbeitsmedizinische Betreuung angeführt werden. Für Pharma Deutschland als ein Verband mit rund 55 Mitarbeiter (ausschließlich Büroarbeitsplätze, keine Produktionseinrichtungen) sind beispielsweise folgende Beauftragungen gefordert:

• Datenschutzbeauftragter
• Sicherheitsbeauftragter
• Brandschutz- und Ersthelfer

Die Benennung als Sicherheitsbeauftragter nach § 22 Abs. 1 SGB VII erfordert eine Ausbildung von insgesamt vier Arbeitstagen; der Beauftragte nimmt an den regelmäßigen Sitzungen des ASA (s.u.) teil. Brandschutzhelfer nach § 10 ArbSchutzG sind mindestens alle drei Jahre, Ersthelfer nach § 10 ArbSchutzG und § 26 DGUV V1 alle zwei Jahre einer ganztägigen Schulung zu unterziehen.

Für die Benennung als Datenschutz-Beauftragter gemäß Artikel 37 DSGVO ist eine Schulung / regelmäßige Auffrischung erforderlich. Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten trifft Unternehmen je nach deren Kerntätigkeit, mithin Tätigkeiten, die wesentlich für die Erreichung der Ziele des Unternehmens sind.

Umfassen diese die umfangreiche Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten oder Datenverarbeitungen, die besonders einschneidend für den Betroffenen sind, ist das Bestellen eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten erforderlich.

Gemäß den Regelungen des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes, der Umsetzung der EURichtlinie 2019/1937 sollen Hinweisgeber (Whistleblower) geschützt und einheitliche Standards zur Meldung von Missständen in Deutschland und den Institutionen der Europäischen Union und zum Schutz der Meldenden normiert werden. Um diesen Regelungen zu entsprechen, hat der Verband eine (kostenpflichtige) Vereinbarung mit einer externen Rechtsanwaltskanzlei getroffen. Die o.g. Prüfung elektrischer Geräte („alles, was einen Stecker hat“) ist nach § 15 Abs. 1 SGB VII vorgeschrieben und in DGUV V3 präzisiert. Ortsveränderliche Geräte (Laptops, Kaffeemaschinen) sind alle zwei Jahre, ortsfeste Geräte (wie Klimaanlagen, Steckdosen etc.) alle vier Jahre zu überprüfen. Die regelmäßige Begehung durch einen beauftragten Dienstleister dauert 2-3 Tage und kostet jedes Mal einen fünfstelligen EURO-Betrag. Dabei werden ausschließlich zertifizierte Standardprodukte verwendet. Darüber hinaus ist gemäß § 16 BetrSichV alle zwei Jahre eine Wartung der Feuerlöscher, gar viermal jährlich eine Wartung des Aufzugs (gemäß §§ 14 und 16 BetrSichV, DIN EN 13015, TRBS 3121) und jeweils jährlich eine Wartung der Dienstfahrzeuge i.V.m. einer UVV-Prüfung (§§ 29, 47a StVZO und DGUV V 70) und der Rauchmelder, Brandschutztüren und Rauchklappen (gemäß § 16 BetrSichV) durchzuführen.

In Bezug auf die potenzielle Nutzung von Dienstfahrzeugen sind die Mitarbeiter des Verbandes gemäß § 21 StVG verpflichtet, alle sechs Monate den Mitarbeitern der Verwaltung ihren Führerschein vorzuzeigen. Die zuständigen Mitarbeiter der Verwaltung sind umgekehrt verpflichtet, die Mitarbeiter regelmäßig auf diese Verpflichtung anzusprechen. In entsprechenden Schulungen muss zudem darauf hingewiesen werden, dass die Mitarbeiter, die ein Dienstfahrzeug – und sei es nur ein Fahrrad – nutzen möchten, sich vor Fahrtantritt durch Rundgänge und Prüfungen der wichtigsten Funktionen vom ordnungsgemäßen Zustand des Fahrzeuges überzeugen müssen. Erfreulicherweise muss dies (noch) nicht durch Unterschrift in jedem Einzelfall nachgewiesen werden.

Die arbeitsmedizinische Betreuung ist ebenfalls an einen Dienstleistungspartner outgesourct, der an beiden Standorten des Verbands (Bonn und Berlin) jährliche Unterweisungen durchführt, deren Sinn fraglich erscheint. Darüber hinaus ist der Verband verpflichtet, einen angemessen ausgestatteten Ruheraum für Schwangere vorzuhalten und Schwangere über die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zu belehren. Nach einer längeren krankheitsbedingten Abwesenheit sind allen betroffenen Mitarbeitern Gespräche im Zusammenhang mit einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten.

Alle drei Monate muss ein Ausschuss für Arbeitssicherheit (ASA) gemäß § 11 ASiG tagen, was mit Vor- und Nachbereitung jeweils drei Stunden für jeden betroffenen Mitarbeiter erfordert. Hinzu kommt die obligatorische Jahresunterweisung gemäß § 12 ArbSchG und § 4 DGUV Vorschrift 1, die ebenfalls pro Mitarbeiter rund drei Stunden Aufwand nach sich zieht.